Excel Básico - Extraindo informações de dados condensados

Suponha que você trabalhe em uma multinacional. Ou numa grande empresa qualquer. O sistema de pagamentos traz as informações de dados na seguinte sequência. [País, Estado, Filial, Unidade, Centro de Custo].

Supondo ainda que a unidade que você trabalha, seja no Brasil, em São Paulo, na Filial de São José dos Campos, na Unidade Administração Central, centro de custo Departamento Financeiro. E que os códigos de cada informação seja:

Brasil - 01
São Paulo - 01
São José dos Campos - 05
Administração Central - 006
Departamento Financeiro - 11021

Assim sendo, no relatório financeiro extraído do sistema, os dados acima viriam da seguinte forma:

01.01.05.006.11021

E aí que você exportou esses dados para o excel e veio tudo em uma única célula. Mas seu chefe pediu um relatório extratificado por centro de custo, ou por filial.

Existem dois tipos de fórmula para trabalhar esses dados. Tudo depende de onde estão os dados que você precisa.

Supondo que as informações que você precise estão no início ou no fim dos dados, você pode utilizar as fórmulas ESQUERDA ou DIREITA.

A fórmula =ESQUERDA(célula;nº caracteres) onde "célula" é a célula onde estão os dados e nº caracteres é a quantidade de caracteres que você quer extrair, a partir do primeiro caractere à esquerda.

Nesse nosso exemplo, supondo que os dados estão na célula A1, você poderia extrair a informação País, através da seguinte fórmula: =ESQUERDA(A1;2) o resultado seria 01.

Para extrair a informação do centro de custo, verifique que este é a ultimo conjunto de dados da nossa célula A1. Nesse caso, poderemos utilizar a célula =DIREITA(A1;5) e o resultado seria 11021.

As fórmulas ESQUERDA e DIREITA tem a mesma estrutura, mudando apenas o sentido da busca.

Importante lembrar que os pontos (.) que separam os dados também contam como caracteres.

Mas e se eu quiser extrair a informação da filial? Que está no meio dos dados da célula A1?

Você pode utilizar outra função: EXT.TEXTO. Essa função vai buscar um número x de caracteres a partir do caractere que você especificar.

A função é construída da seguinte forma: =EXT.TEXTO(célula;nº carcatere inicial;nº caracteres) onde "célula" será a célula onde estão os dados, "nº caractere inicial" é em qual posição da esquerda para a direita encontra-se o primeiro caractere que queremos. Por fim, "nº caracteres" representa quantos caracteres queremos buscar.

Voltando ao nosso exemplo, a Filial está representada pelo 05 no código dos dados extraídos, conforme podemos ver abaixo:

01.01.05.006.11021

Assim sendo, a fórmula para extrair esse código de filial seria: =EXT.TEXTO(A1.7;2) obtendo assim a resposta 05.

Porque o número caractere inicial é igual a 7. Vamos contar os caracteres antes do nosso primeiro número: "0 1 . 0 1 ." logo o nosso primeiro número é o sétimo caractere da nossa célula. Lembrando sempre que pontos, espaços, e sinais contam como caracteres.

É isso aí. Até a próxima!

Excel Básico - Aprenda os principais operadores

Os principais operadores do Microsoft Excel são aqueles utilizados para as funções matemáticas básicas. Efetivamente, à medida que o tempo vai passando, você utiliza cada vez menos esses operadores e utiliza cada vez mais as fórmulas do próprio Excel.

Os principais operadores do excel são:

Algo interessante no uso de fórmulas do excel, em relação à matemática é na utilização de parênteses, colchetes e chaves.

Por exemplo:

A fórmula matemática a seguir, terá o resultado de 10: 100/{2*[1+28/(13-6)]}

Note que no excel, não utilizamos colchetes nem chaves, restringindo o uso apenas aos parênteses. Assim sendo, a mesma fórmula seria representada no excel da seguinte forma:

100/(2*(1+28/(13-6)))

Sabendo dessas informações básicas, você já pode brincar um pouquinho e começar a utilizar algumas planilhas bem simples.

Dicas - Customizando a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

O título deste post faz ele parecer maior do que realmente é. A barra de ferramentas de acesso rápido é na verdade aquela barrinha que fica acima das abas menu: arquivo, página inicial, inserir etc, como pode ser visto na figura abaixo:

Nessa barra, você pode inserir comandos mais utilizados por você, de modo a facilitar o manuseio do Excel. Na minha por exemplo eu incluo sempre o comando colar valores, pois utilizo muito durante as minhas fórmulas de consulta, que mostrarei mais adiante.

Como fazer isso:

Clica no botão abaixo:

Vai abrir uma lista das principais opções para adicionar na barra. Você pode selecionar qualquer uma destas opções ou clicar em "Mais Comandos" para ver a lista completa de opções.

Ao clicar em "Mais Comandos", a janela que abre traz duas listas, uma à esquerda, com todos os comandos que podem ser aplicados à barra e uma à direita que mostra os comandos já existentes na barra. Note que essa mesma janela pode ser acessada através do menu Arquivo>>Opções>>>>Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Você pode escolher entre os comandos listados e aplicar através do botão [Adicionar>>], pode remover botões já incluídos na lista da direita, utilizando o botão [<<Remover] e pode ordenar os botões na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido através dos botões [^] e [v] no lado extremo direito da janela.

Perceba que você pode escolher os comandos que vão aparecer como opções, de acordo com a função que você quer incluir, clicando na lista "Escolher comandos em:", conforme figura abaixo:

De acordo com cada Guia que você escolha, aparecerão algumas opções de comandos diferentes para facilitar seu dia a dia.

Adicione os comandos mais utilizados e verá o ganho de produtividade que vai ter ao utilizá-los!

Porque utilizar planilhas eletrônicas e suas fórmulas

É comum no trabalho ver colegas utilizando calculadoras de mesa ou a calculadora do windows para fazer contas complexas, muitas vezes se perdendo no cálculo e tendo que refazê-lo até mais de uma vez.

Por isso sempre indico que utilizem o excel para realizar contas mesmo que não seja para montar planilhas multifacetadas, pois tem grandes vantagens, que listo a seguir:

• A memória de cálculo permanece nas células utilizadas, podendo auditar os valores lançados sem precisar refazer a conta;
• Caso um valor seja alterado na fórmula você precisa apenas alterar aquela célula;
• É possível copiar e colar as fórmulas e criar diversos cenários e visualizá-los em paralelo; e
• Se for um cálculo costumeiro, você pode salvar o arquivo e utilizar a conta sempre que precisar.

Isso vale desde contas simples, até contas mais complexas.

Bem vindos ao EXCELente!

O EXCELente! é um local onde podem ser tiradas dúvidas e feitas consultas sobre planilhas eletrônicas, com foco em aplicações administrativas.

A idéia é que você deixe de lado a calculadora básica do windows e conheça melhor essa ferramenta incrível de informações gerenciais que serve tanto para pequenas contas caseiras, como para enormes planilhas empresariais.

Vamos lá!